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長沙市產業投資集團有限公司 人事檔案管理制度(試行)

發布時間:2019-08-26 14:35:47       來源:

長沙市產業投資集團有限公司
人事檔案管理制度
(試  行)
 
  • 總則
第一條 為規范人事檔案管理工作,提高檔案管理水平,有效的保護和利用檔案,使之科學化、規范化、制度化,更好地為集團各項工作服務,按照干部《人事檔案工作條例》及市委組織部、市人社部門人事檔案管理相關文件精神,結合集團實際情況,特制定本管理制度。
第二條 人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分,它是為貫徹執行集團戰略、方針、政策服務的,是全面考察和正確選拔員工的重要依據。
第三條 本制度適用于除集團領導班子外,集團中層管理人員及本部所有正式員工。集團各子公司參照本制度執行,并設置人事檔案專干。集團人力資源部負責指導、檢查、考核子公司人事檔案工作。
 
  • 管理職責
第四條 人事檔案管理部門的職責:
(一)負責制定、修改和完善人事檔案管理制度;
(二)負責本制度在各子公司實施執行的具體指導和監督檢查;
(三)負責實行分級分類管理,集團中層管理人員及本部正式員工人事檔案由集團統一進行管理;
(四)人事檔案管理具體工作內容如下:
1)收集、鑒別和整理檔案材料;
2)辦理檔案的查閱、借閱、審核和轉遞手續;
3)為有關部門提供檔案信息情況及有關材料;
4)做好人事檔案的安全、保密、保護工作;
5)辦理人事檔案有關的其他事宜。
第五條 人事檔案管理人員工作要求和職責
(一)堅持四項基本原則,認真學習相關文件與政策,努力提高政治思想水平;
(二)熱愛本職工作,熟練掌握專業知識,不斷提高業務水平和工作能力;
(三)嚴格執行保密守則,不向無關人員泄露員工人事檔案內容;
(四)貫徹執行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關條例,管理好集團的人事檔案,接受上級的監督、檢查與指導;
(五)負責集團人事檔案信息的維護與管理,負責檔案材料的收集、鑒別、整理、轉遞、保管和提供查(借)閱等工作;
(六)確保員工人事檔案的安全保管,防止各類事故的發生。
 
  • 人事檔案內容
第六條 員工人事檔案正本的內容和分類:
第一類  履歷材料:個人簡歷表,各類人員登記表;
第二類  自傳材料;報告個人有關事項的材料;
第三類  考察、考核、鑒定材料:鑒定(含自我鑒定),定期考核材料,年度考核登記表,調動、任免的考核材料等,工作調動、轉業等鑒定材料;
第四類  評定崗位技能和學歷材料:指國家教委認可的學歷、學位及學習成績,專業技術職務評定的考核、審批材料,畢業生登記表,選拔留學生審查登記表,創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文目錄;培訓內容、考試成績以及“培訓證書”復印件等材料;
第五類  政審材料:指入黨入團、應征入伍等各類政審材料及更改民族、年齡、國籍、參加工作時間的組織審查意見,上級批復以及所依據的證明材料;
第六類  參加及退出中國共產黨、共青團及民主黨派的材料:入黨入團志愿書、申請書、轉正報告,取消預備黨員及黨員資格的材料,退團材料,中國共產黨黨員登記表,加入民主黨派的有關材料;
第七類  獎勵材料:包括科技、業務及政治等方面的獎勵材料;
第八類  處分材料:處分決定、查證核實報告、上級批復及個人提供的有關材料,法院刑事審判工作中形成的判決書等材料;
第九類  錄用、任免、聘用(含勞動合同書)、復員退伍、轉業工資、保險福利待遇、出國、退(離)休、退職、各種代表會代表登記表等材料;
第十類  其他可供組織參考的材料:體檢表、評殘材料、法院審判的離婚判決書,員工逝世后的有關材料,非正常死亡的調查報告及相關材料。
第七條 員工人事檔案副本的內容:
第一類的近期履歷材料;
第三類的主要鑒定、干部考核材料;
第四類的學歷、學位、及專業技術職務的材料;
第五類的重要政歷材料;
第七類的獎勵材料;
第八類的處分材料;
第九類的任免、工資、待遇、出國審批材料。
其他類別如有重復的材料,也可歸入副本。


第四章 檔案的整理
第八條 整理員工人事檔案,必須做到檔案材料認真鑒別,分類準確,材料齊全,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊,達到每卷檔案完整、真實、條理、精練、實用的要求。
第九條 每卷檔案材料應根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序,并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號,在其右下角編寫頁碼。
第十條 檔案材料排序的方法:
(一)按檔案材料形成時間排序的有第一、二、三、四、七、九、十類:
(二)按檔案材料內容主次關系排序的有第五、六、八類。其中第五類及第八類應將同一件事的結論性材料排在前;第六類材料,入團志愿書應排在入團其他材料之前,入黨志愿書應排在入黨其他材料之前,先排入團后排入黨材料。
第十一條 檔案材料目錄是查閱檔案內容的索引,要認真進行編寫,具體要求如下:
(一)題目與材料相符,過長的可簡化,但要反映材料的主要內容,無題目的可自行擬題目;
(二)材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間;
(三)檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁,每面為一頁,已印有頁碼的材料應如數填寫。
第十一條 人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型,材料左邊應留有25mm的裝訂邊。不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、純藍或紅色墨水及復寫紙書寫。
 
第五章 檔案的收集、保管
第十二條 員工所在單位組織人事部門對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十三條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、準確、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格應統一使用國家有關規定的標準。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者,應視情節輕重,嚴肅處理。
第十六條 檔案管理人員在以下幾個時間節點特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。
1、新員工報到時
新員工報到后,收齊并審核新入職員工的所有手續、證件、資料后,統一裝入新建的檔案盒內,并在檔案盒側邊書寫上檔案盒編號(同員工的勞動合同編號相同)、員工姓名,辦理入職手續后七個工作日,將以下檔案、證件和資料進行歸檔。
(1)《產投集團員工基本情況登記表》(須本人簽字確認,提交一張一寸的彩色照片);
(2)身份證(雙面都印在同一頁上,A4紙)、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件;
(3)如該員工有原單位需原單位開具離職證明;
(4)《勞動合同》。
2、員工辦理離職手續時
組織人事部門在辦完員工離職手續后,將離職相關資料裝入該員工的檔案內,必須裝入的資料有:
(1)該員工的書面離職申請書(辭職報告);
(2)《離職審批表》。
3、集團對員工進行表彰或處罰時,需要歸檔的資料必須第一時間歸檔。
第十七條 每年一季度按集團制度對上一年的人事檔案進行整理、組卷。
第十八條 在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
第六章 檔案的查(借)閱規定
第十九條 查(借)閱事由
1、集團黨委和組織人事部門因干部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨入團、出國(境)、退(離)休、福利待遇、治喪等組織人事工作。
2、辦理案件;
3、辦理社會保險、公證;
4、因工作需要進行的編史修志、撰寫大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀念活動等。
第二十條 查(借)閱手續
1、查(借)閱單位必須填寫《查(借)閱干部人事檔案審批表》(詳見附件一),不得憑借介紹信查閱干部人事檔案。
2、查(借)閱本單位管理的人事檔案,要健全審批手續和填寫《人事檔案查(借)閱登記表》(詳見附件二),須持《查(借)閱干部人事檔案審批表》和本人身份證件。
3、凡查(借)閱員工人事檔案,查(借)閱單位應派中共黨員干部到檔案室查閱,并嚴格遵守保密制度。
第二十一條 查(借)閱注意事項
1、查(借)閱人事檔案只限在檔案室,閱檔過程中不得寫劃、涂改、拆散、抽出、增添、污損檔案內容。
2、注意保密,不得與無關人員談論或泄露檔案內容。
3、未經批準,不得復制檔案材料;查檔摘抄或復印的材料應辦理登記手續,且不得給無關人員傳看,用后由查閱單位存檔或登記銷毀。
第七章 中層干部人事檔案的審核
第二十二條 組織人事部門應當堅持對中層管理人員“凡提必審”、“凡進必審”,在干部動議、考察、任職前公示、錄用、聘用、遴選、選調、交流,人才引進,軍隊轉業(復員)安置,檔案轉遞、接收等環節,嚴格按照有關政策和標準,及時做好人事檔案審核工作。
第二十三條 中層管理人員人事檔案審核應當在全面審核檔案內容的基礎上,重點審核干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會關系、專業技術職務(職稱)、學術評鑒、獎懲等基本信息,審核檔案內容是否真實、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內容之間的關聯性是否合理以及是否有影響干部使用的情形等。
第二十四條 中層管理人員人事檔案審核中發現的問題應當按照相關規定及時進行整改和處理。涉及干部個人信息重新認定的,應當及時通知干部本人。 凡發現檔案材料或者信息涉嫌造假的,組織人事部門等應當立即查核,未核準前,一律暫緩考察或者暫停任職、錄用、聘用、調動等程序。
 
第八章  檔案的轉遞
第二十五條 員工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,工作交接并辦清所有手續后,如無特殊情況,所在單位應在一個月內將檔案交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動(組織、人事)部門。
第二十六條 轉遞檔案應遵守下列規定:
(一)通過機要交通或派專人送取,不準交本人自帶。
(二)對轉出的檔案,必須進行密封,并填寫《人事檔案轉遞通知單》(詳見附件三)。
(三)對轉出的檔案材料,應齊全,不得扣留或分批轉出。
(四)接收單位收到檔案經核對無誤后,應在回執單上簽名蓋章,并將回執單立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問,以防檔案丟失。
附件一:
長沙市產投集團查(借)閱人事檔案登記表
申請查閱單位   查借類別 查( )
借( )
查閱人姓名   職    務  
查(借) 閱
何人檔案
  被查(借)閱人
工作單位
及職務
 
檔案查(借)閱時間:      年    月   日 檔案查(借)閱歸還時間:      年    月   日
查(借)閱的理由及主要問題:
檔案管理部門負責人意見:
 
 
 
 
 
 
                                                             年   月   日
檔案管理部門分管領導意見:   
 
 
 
 
 
 
                                                             年   月   日
備  注
  1. 查借類別中,根據需要在所需類別中劃“√”;
  2. 查(借)閱檔案需經檔案管理部門負責人、分管領導在意見欄中簽字。

 

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